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时间管理轻松完成工作
2014/3/18 9:54:26  来源:www.021tk.com  作者:上海众基拓展  人气:3798
摘要:中小型企业总会有这一类人:他们永远准时,从不会忘记要办的事;能够按事先计划的步骤,如期甚至提早完成工作;事事办妥,轻松无比;他们拥有异于常人的超能力?非也,原来懂得时间管理的方法,可使人做起事来特别得心应手。在本次培训课程中,将重点推出时间管理的四象限,从实际体验中收获心得体会。。

中小型企业总会有这一类人:他们永远准时,从不会忘记要办的事;能够按事先计划的步骤,如期甚至提早完成工作;事事办妥,轻松无比;他们拥有异于常人的超能力?非也,原来懂得时间管理的方法,可使人做起事来特别得心应手,更能令你成为上司眼中的出色员工。在本次培训课程中,将重点推出时间管理的四象限,从实际体验中收获心得体会。

面对排山倒海的工作量毋须眉头深锁,即使呆坐一旁干着急亦无补于事,所谓成果先行,想办法在指定的时间完成工作才是当务之急,绝不能抱今日的工作做不完便留待明天做的躲懒心态,要知道明日可能会有更多、更忙的工作要处理。

将概念化于纸上

首先,每日回到办公室,未开始手头上的工作之前,可把一日内要处理的工作项目分门别类,清晰地写下来;其次,按工作的重要性排列要完成及处理的次序,以成果先 行,哪项工作效益最大,便先行处理,没空理会的工作不是丢下不理,而是稍后再理,这不仅是时间管理,而是投资时间以求最大的回报。

从事廿多年管理顾问工作的美国着名管理学家David Allen指出,把所有资料硬塞进脑里是最不智的做法,聪明的做法是,利用纸和笔,记录每日的工作日志,亦可以用录音机,把所有计划概念化,整理好后放在你私人办公桌、每日必会翻看的资料夹中,作为执行工作的指标。

David Allen认为,时间管理的要诀是,选择策略性目标,只做能有助向目标迈进的事项,例如,面对连串工作而无从入手时,你需作出决定,是先打电话搜集资料,还是先剪报为佳?关键是你必须清晰界定,希望获得甚么成果,以及何时需完成工作?下一步,便该想想该怎做才可达成目标。切记,你不可订出超乎计划以外的计划,例如,“要做A计划,A计划做不成便做B计划”,每次最好只定一个目标,依目标行事,不要分心,待完成上一个项目后,再执行下个项目。

选择策略性目标

当然,个人精神状态亦很重要,只有在最佳的体质及健康状况下,才能按进度工作,且能够胜任具创意的工作。至于一些次要的工作,可选择下放,请求公司部门内的其他同事的帮忙,或向上司呈报有部分工作要稍迟处理的原委,留待日后再处理。同时,最好能更新每日的工作时间表;只选择最迫切的工作去做,即等于你懂得时间管理的重要性。

在工作进行时,还需不时反省及检讨工作进度,包括检讨先前已做好的规划及策略性选择。你切需掌握每日执行工作的节奏;每周定时检讨工作进度。碰上大型的工作计划,最好能仔细计划要执行的下一个步骤。同时,检讨进度可助解决一时的突发事故。例如,工序受阻时,可即时找合作的同事或上司,商量解决问题的方法,以避免问题进一步恶化,导致难以收拾的局面。

预早订下完成时间

所有在一日内已列出清单,必须要完成的工作最好能如期完成。有时,难免会出现拖延的藉口。要杜绝这个弊病最有效的方法是,为每项独立的工作预早定下完成时间,下决心如期进行及完成。

另一方面,要懂得节省及充分利用时间,例如,办公室白领一族,常有下午茶的习惯,虽然在工作后来个小休可助松驰神经及“充电”,但又吃又喝难免用去廿多分钟,这时,不妨只喝杯茶,离开座位伸伸手脚,之后即可“再战江湖”。其实只要节省一丁点时间,你便可比别人累积额外的工作时间。

绝对不要浪费时间去处理你能力内办不到的事情。选择你能力范围内可胜任的工作,然后全力以赴,成本效益相对亦会提高。但问题是办不到而又被上司委任的工作该怎么办?其实,你可主动出击,不要被动地“等死”,例如,向公司资历较深的同事请教,甚至主动请他们帮忙,一起完成工作,不单止令工作于指定时间内完成,更有助与协助你的同事建立良好的合作关系。

注重操作不求质

另一方面,拥有丰富人力资源管理经验的香港人力资源管理学会外务总监吴克俭认为,港人对于西方引入的时间管理概念较为模糊,常犯通病,工作不单止未能有效完成,更处理得一团糟。

港人一般爱在同一时间内做很多件事,就像同时看几本书,每次都要不停花时间反覆再看,每本都看不出结果,如此不能集中精神,到头来便一事无成。吴克俭说。他认为,港人的工作文化,是面对上司的指令“甚么也said yes、不懂亦不敢said no”,当面前摆着一堆个人能力办不到的工作,想如期完成根本是天方夜谭。

吴克俭指出,港人工作起来较注重“操作”,或不讲求工作素质,大多数人只知“做、做、做”,而不懂该全心全意地去做。常不懂在工作途中抽离,反省及检讨自己的进度,导致当中一有变数时,便出现无法自处、不懂解决的困局。

吴克俭建议企业及办公室引入时间管理的概念,以提高个人及企业效益。“时间管理最重要是有清晰的工作计划及目标,懂订定先后次序,如果掌握不到重点,便如同本末倒置。”吴克俭说,每间企业不同职级的人,面对时间管理时都有不同的问题。例如,低层职员未能如期做妥工作,可说是非他之过,而是他的上司没尽其管理的责任,当然,个人看法及态度亦是关键。“自己看工具书,或尝试用记事簿协助、督促自己如期完成工作亦是很好的做法。而定期检讨进度,亦可训练个人策划能力,习惯有系统及有规律地处理工作,可避免浪费时间。”

时间应“用”而非“花”

吴氏又说,一些初出茅庐的毕业生,面对从读书转到工作的环境,多数不懂如何有效地管理时间,以达到最大的工作效益,他建议学校或企业可在他们步出校门前或上班前,接受有关的培训。

总括专家意见,时间管理的精粹是,订定工作目标,分配工作次序,依计划行事。学习有效地“用”时间,而非“花”时间。实行最初可能会很难,但一旦习惯后,你会发现工作得特别起劲,个人工作效率亦相应提高不少。

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