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到底该如何有条不紊地办一场年会?

2017/9/13 18:01:57  来源:www.021tk.com  作者:上海众基拓展  人气:86次
摘要:其实对于普通公司,怎样算一场好的年会。有条不紊推荐、顺顺利利举行、有一两个亮点就可以了。如果要出彩,要做出逼格,让人通过一场年会对一个品牌刮目相看,心生敬意,那就要精益求精,在各个环节用心雕琢,像打磨一件翡翠一样。

年会年年开,有的不当回事儿吃吃喝喝了事,有的想弄好却不得法,一帮人三天一大会一天一小会,也弄不出个名堂和章法来,常常是一轮又一轮的“七嘴八舌”,或者一轮又一轮的“一言堂”,眼看到跟前了,还一盘散沙揉不成个“快儿”,耽误时间耗费精力。到底该如何有条不紊地办一场年会?

第一步,要做什么?答案是,找人。而且就找一个人,把他叫到办公司,告诉他:“小王啊,今年年会的事儿,我看就由你来挑头搞一下,一切听你安排,活儿要干的漂亮,有啥问题时向我汇报。”就这就OK了,你继续抽你的雪茄。这样做的好处是,一责任明确充分授权,专业人干专业事儿,后期七嘴八舌犹豫不决的时候有人要拍板儿;二是精神激励,真正的将军都以能领导军令上阵杀敌为荣耀,即使马革裹尸也在所不惜。如果作为boss,给张三说,年会我有个点子不错你去落实下,又给李四说,要控制好费用还要调动员工的情绪,到底谁负责?这样搞,除非老板要亲自当年会策划总监,否则,人人都负责等于没人负责,结果肯定乱。刘邦地痞出身,然知人善用。为什么能得天下,他这样说:夫运筹帷幄之中,决胜于千里之外,吾不如子房;镇国家,扶百姓,给馈饷,不绝粮道,吾不如萧何;连百万之军,战必胜,攻必取,吾不如韩信。此三者,皆人杰也,吾能用之,此吾所以取天下也。如果没有这样一个人咋办,找呗。

第二步,碰头会。这个会议的目的有两个。一是收集情报,二是定调。先说定调,公司去年的成绩是什么,未来一年的战略是什么,虽说作为年末岁初的盛会都要总结过去展望未来,但总要分出个主次。如果主流是未来,那就精心发布一些新战略提振信心;如果主流是去年,那就庆功、表彰、总结为主。常听电视上党开会议说这样的话:要把此次大会办成一场激情的大会、胜利的大会,这“激情”和“胜利”就是调子,这是一场活动的魂。定调的人要么是boss,要么是某位权臣,所以碰头会你最好叫上boss和各部门负责人一起,财务部也叫上,整个活动预算什么区间,提前碰碰心里有个数,这对下一步做方案很有用。

第三步,出整体方案。而非几点几点干什么的笼统流程。调子和大概方向有,预算区间知道了,去年的情况也总结了,未来也描绘过了。下一步,该出方案了,这是重头戏。一般都有公司负责品牌、者企划或者人事的部门出来,亦或者请专业的策划公司代劳这个方案就是后期指挥千军万马的“作战地图”。别说这是纸上谈兵,很多后期的乱七八糟和无效会议都是因为“方案”没出好。纸上谈兵都谈不明白,怎么做明白。这个方案像是新年子的试妆,先扮上让大伙儿瞧瞧。虽说是试妆,但眉眼口红什么的一样不能少,还必须是一个整体妆容。不能光涂个红嘴唇子跑去找老板了,老板,我美吗?今儿找老板汇报下礼品问题,明儿找老板汇报下表彰哪些员工问题,后天找劳保汇报下邀请函设计好不好看问题.....老板很忙的,别拿个半成品就去汇报工作,让老板给你做题吗?所以这个方案包括一下方面:

1、背景。说说碰头会后,你接收的信息,调性、未来、过去什么的。

2、参与人群。全公司全员集中那,还是分区域,邀请哪些嘉宾。

3、时间地点。根据调性、参与人群、区域、预算、放假时间等等,确定时间和地点。一般都在酒店,大企业可以选择体育中心之类的。(年底是年会高峰期,场地确定一般提前3个月以上就得预定)

4、主题。这是发挥企划部人员或策划公司聪明才智的时候了,当然要跟调性、品牌文化、行业文化等等相结合。最好别叫“新起点、新征程”,“扬帆起航2016”之类言之无物的主题。

5、流程。几个小时的活动,就看你的流程规划了。不光标明领到几点致辞,几点什么节目,几点抽奖品,几点走秀就可以了,要说清楚哪些领导按什么顺序致辞,抽几个层级的奖品,都建议用什么奖品,大概多少钱的......

6、分工。上一条是说明白干什么事儿,这一条要分分工,谁干哪一块。最好分成若干工作小组,设定总负责人,各小组负责人,组员等。分工明确才能开干,要不然就是一团乱麻。

分工相当于军师用将,要知人善用。当然很多工作是约定俗成的,比如几百上千名员工的通知、接待、食宿问题,就应该分给行政部,他们擅长而且知道员工信息较多。但是你要要求行政部工作标准,例如说,嘉宾排位,讲究的话要拿个分布图出来,谁跟谁坐一起都要提前规划好的,你愿意跟你情敌共进晚餐吗?所以,分工要有标准、时间,最终各小组分到的工作要集中汇报给你掌握。

7、预算。粗略算出所有的花费。

8、亮点。年会总要有一两个亮点才好,亮点可以在哪儿找,其实很多,主题的新颖、节目的创新、礼品的别致、设计的考究、温暖的场面等等都可以做文章。例如邀请函的设计也是可以出彩的地方,看到以下几个邀请函你便有欲望去哪个现场看看,可能大妈会说,谁给我送油送面送被子送一堆礼品我去哪个。

第四步,开第二个会。将上一步做的方案拿出来,召集第一次开会的相关部门负责人,先通报讲解下方案。这次会议的目的是有针对性的,对于方案提出局部修改意见使之更加完善。而绝不是要提出推翻性意见,因为第一次会议已经基本明确了核心方向和大概板块,企划部或策划公司将它丰满和美化了起来。比如,碰头会已经说过,要表彰先进员工,本次会议讨论的内容只能算表彰人群和奖项的问题,而不是表彰与否的问题。

第五步,完善方案。经过第四步的讨论,这一步是让方案形成和完善。这一步相当重要,大会不用开了小会要开,这就到了各组长要落实具体工作的时候了,各个细节一点一点完善。完善到什么程度?这样说吧,这个完善版的方案给到老板他就可以看出他坐的桌上放了哪个牌子的几包烟,几点几分某小品上场的时候,其中一个演员拿了一个什么样的道具,这个道具成本是多少钱?这一步工作的完成需要各小组尽力完善自己的“责任田”,主公运筹帷幄、将军率军打仗、士兵苦练枪法,这叫各司其职。年会策划人切记不可事无巨细,干别人的活儿让别人无活儿可干,但要一竿子统筹负责把控到底。

第六步,开分工会。有了具体完善的方案,这次会议,其实更像一个通报,召集所有相关人员,各小组通报下各项工作时间、标准、流程等。作战方针已经敲定,主公要开始调兵遣将部署工作了。重复一下,不再是征询什么意见,直接是安排部署,因为年会时期一天天临近,不可能反复无常来回修改。

第七步,监控。作为总负责人,你要定期召开进度协调会,听取各小组组长的工作汇报,以了解各项工作的完成情况,心中有数,以便及时给与指导和调整。

第八步,演练。之上谈兵已经谈到火候了,下面即将进入实战。演练什么?例如签到区,接待人员站位、表情、如何给嘉宾引导、话术,如何带领嘉宾入场,带到什么位置,走什么路线......不用细说了吧,越细越好,让所有人都进入角色。

第九步,开始。到这一步,这一上所有工作的呈现,出乱子临时补救为时已晚。所以台上一分钟,台下十年功,对于一个活动也是如此。现场环节,你就是现场导演,用对讲机跟各环节负责人保持通话很重要。

好了,就这些。有将有兵,各司其职,做好监控。再大的年会也无需慌乱。

其实对于普通公司,怎样算一场好的年会。有条不紊推荐、顺顺利利举行、有一两个亮点就可以了。

如果要出彩,要做出逼格,让人通过一场年会对一个品牌刮目相看,心生敬意,那就要精益求精,在各个环节用心雕琢,像打磨一件翡翠一样

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